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Lorsque vous numérisez vos documents, vous évitez d’avoir à stocker du papier, ce qui signifie qu’il n’y a plus d’armoire de classement, de dossiers, de fichiers ou de personnel pour gérer tout cela. La numérisation vous permet également de récupérer de précieux espaces de bureau. Le papier nécessite beaucoup de stockage physique, principalement dans les classeurs.
L’indexation de document est le processus par lequel les champs clés sont saisies pour que vos documents soient récupérés par la suite. L’organisation est la clé pour trouver des documents rapidement et de manière fiable. Disons que vous stockez vos documents dans des dossiers dans des classeurs avec de petites étiquettes qui se trouvent sur chaque dossier qui contiennent un numéro de sécurité sociale. Le numéro de sécurité sociale serait un bon exemple d’un champ d’index. Chaque document numérisé serait associé à un numéro de sécurité sociale à des fins de récupération. Plus vous avez de champs, plus le processus devient cher.
L’un des principaux avantages de l’imagerie numérique est qu’elle réduit considérablement le temps d’accès à vos enregistrements. L’imagerie numérique réduit vos coûts de stockage et votre espace. En outre, l’imagerie numérique est bénéfique pour les entreprises qui ont plusieurs sites avec plusieurs employés qui ont besoin d’accéder à la même information.
Un système de classement sur papier laisse vos documents susceptibles d’être égarés, perdus, volés ou détruits par le feu ou les dégâts d’eau. Lorsque vous convertissez vos documents papier en documents numériques, vous obtenez une couche de sécurité inégalée sur papier. L’analyse vous aide à gérer vos règles de conformité et de conservation des enregistrements. En outre, vous ne savez jamais quand une catastrophe pourrait frapper, alors pourquoi prendre le risque? Vous avez toujours besoin d’un plan de secours quand il s’agit de données critiques. La numérisation de vos documents peut vous aider à éviter la perte de données et à protéger vos documents contre les catastrophes.
Si vous avez une petite quantité de documents, vous pouvez certainement le faire vous-même avec un scanner de bureau. Mais, si vous avez un grand volume de documents (de centaines à des milliers), il est préférable d’externaliser votre projet de numérisation à des spécialistes de numérisation de documents comme nous. Nous utilisons des scanners à haute vitesse à la fine pointe de la technologie pour produire des images exceptionnelles et nos spécialistes en numérisation certifiées effectuent des contrôles de qualité à chaque étape. Cela nous permet de transformer votre projet de numérisation rapidement et avec précision. Si vous le faisiez vous-même, vous auriez à faire les tracas de l’achat et de l’entretien de l’équipement, de la formation de votre personnel et de la gestion de tout le processus pour vous assurer que votre projet reste dans les limites du budget. En fin de compte, l’externalisation est généralement beaucoup moins coûteuse et de bonne qualité que de le faire en interne et de le faire vous-même.